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只要夠打拚,小職員也能變總經理
2011/4/1

行政、秘書人員是主管與各部門的橋梁,除了須具備電腦、外語與資料歸檔管理能力外,細心、耐性、機靈更是不可或缺。只要有企圖心,小秘書也有機會變成總經理。

撰文◎李蓓潔
攝影◎凌子曜

 秘書與行政人員一直是求職的熱門選項,其工作主要內容包括:1安排會議及行程、2跨部門溝通協調、3管理檔案或名片等文件、4協助主管或同事做簡報、5協助主管接待客戶等。差別在於行政人員通常是為「某個部門或團隊」服務,而秘書則是為「某位主管」服務。
 不過,台北市專業秘書暨行政人員協會理事長蔡麗瓊強調,台灣很多編制不大的中小企業,行政或秘書也要兼做公共關係工作,甚至偶爾也要協助老闆處理一些私人事務,「中間可能會有一點灰色地帶。」

要嫻熟電腦文書和外語

 在應徵條件方面,蔡麗瓊表示,對行政人員而言,基本的電腦應用能力是一定要具備的,特別是Office系統,必須相當嫻熟;而在國際化的公司,「外語能力」也是應徵行政或秘書職的重要條件。
 學歷方面,雖然沒有嚴格限制,但一般而言,仍以商科和外文科系較吃香。不過,某些功能比較特殊的助理職務,例如,科技業的工程助理,就必須具備相關專業領域的學歷。而資歷方面,一般初階的助理或行政沒有資歷限制,但秘書、主管特助等職務,則要具備相當的資歷才會獲得聘任。

個性要親和,打扮要端莊

 由於行政、秘書職務每天都要經手許多繁雜瑣事,因此人格特質方面,必須具備細心與耐性,才能把事情處理得井井有條,在部門或主管提出需求時,能夠快速回應。
 刻板印象會認為,「文靜內向」的人適合做行政職,「其實不然,」蔡麗瓊表示,「行政人員或秘書得肩負『溝通』的重任,常得協助主管做簡報,而秘書人員更是老闆的門面,太過內向的人並不適合,開朗、有親和力、應對進退得體的人才是上選。」
 除了言行舉止外,蔡麗瓊提醒應徵者「一定要注重儀容。」不修邊幅當然是大忌,但太華麗也會讓主考官皺眉,有些保守的日商,甚至會規定秘書全身上下配戴的首飾不得超過3件,她建議應徵者(尤其是應徵秘書職)裝扮應高雅端莊,較能博得主考官好感。

應對要機伶  絕不可白目

 行政人員及秘書的工作類似「橋梁」,蔡麗瓊表示,「從業人員一定要夠『機伶』,能扮演『潤滑劑』的角色。」特別是在跨部門溝通或是傳達上司指令時,某些同事脾氣比較直,或是老闆在氣頭上講了一些情緒話,這些都必須適度過濾後再委婉轉達,絕不能「白目」連那些不好聽的氣話也一五一十轉達;更不能加油添醋,以免引起同事心結。
 主管特助或秘書因為在「天子腳下」,難免被同事另眼看待,「可能中午沒人敢找你一起吃飯,要懂得在公司建立自己的友誼網。」此外,可能也會有某些「有心人士」想利用你來傳話給老闆,蔡麗瓊提醒,「要機伶一點,什麼該講,什麼不該講,心裡要有一把尺。」
 

 
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